На практике нередки случаи недостачи дел (документов) в организации.
Рассмотрим, какие действия следует предпринять, если их недостача выявлена в архиве организации.

В целях установления соответствия фактического наличия дел их количеству, числящемуся по описям, в архиве организации проводятся проверки наличия и состояния дел (п. 317 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143) (далее — Правила работы архивов).

При обнаружении недостачи дел (документов) организуется их розыск (ч. 1 п. 327 Правил работы архивов).

Если в ходе проверки обнаружена недостача дел, то организуется их розыск в соответствии с требованиями главы 39 Правил работы архивов.

На каждое необнаруженное дело (документ) составляется карточка учета необнаруженных дел (документов) согласно приложению 52 к Правилам работы архивов.